تطلب الإدارات والمدارس وأصحاب العمل الوثائق «في ملف PDF واحد» أكثر فأكثر: بطاقة التعريف، الشهادات، كشوف الأجور، الشواهد. لا تحتاج إلى ماسح ضوئي، فكاميرا الهاتف وبضع دقائق تكفي إذا اتبعت بعض القواعد.
الخطوة 1: التقط صورًا جيدة
جودة ملف PDF النهائي تعتمد كليًا تقريبًا على الصور.
- الإضاءة. استخدم ضوء النهار قرب نافذة، وتجنب الفلاش لأنه يترك انعكاسًا أبيض على الورق اللامع.
- مستوية ومستقيمة. ضع الورقة على سطح داكن ومستوٍ، وأمسك الهاتف فوقها مباشرة وبشكل موازٍ للصفحة.
- املأ الإطار. يجب أن تشغل الصفحة أغلب الصورة مع حافة صغيرة حولها.
- بدون ظلال. قد تُلقي يدك والهاتف ظلًا على الورقة، فتحرّك قليلًا إلى الجانب إذا لزم الأمر.
- الوضوح. اضغط على الشاشة فوق النص لضبط التركيز قبل الالتقاط.
نصيحة: يمكن لمستخدمي الآيفون أيضًا استخدام الماسح المدمج في تطبيق الملاحظات أو الملفات، ولمستخدمي الأندرويد زر المسح في Google Drive، فهي تقوّم الصفحة تلقائيًا.
الخطوة 2: اجمع الصور في ملف PDF واحد
- افتح أداة JPG إلى PDF، وهي تقبل أيضًا PNG وصور الآيفون HEIC.
- اختر كل الصور دفعة واحدة.
- رتّبها بالترتيب الصحيح بسحب الصور المصغرة أو بالأسهم الموجودة على كل صفحة.
- اختر حجم الصفحة A4 وهامشًا صغيرًا ليُطبع المستند بشكل صحيح.
- اترك خيار دمج كل الصور في ملف PDF واحد مفعّلًا واضغط تحويل إلى PDF.
لديك عدة ملفات PDF، مثلًا ملف لكل وثيقة؟ اجمعها بأداة دمج PDF.
الخطوة 3: صغّر حجمه
صور الهاتف كبيرة، فقد يصل ملف من عشر صفحات بسهولة إلى 20 أو 30 ميغابايت، بينما تقبل أغلب الاستمارات الإلكترونية أقل بكثير. مرّر الملف على ضغط PDF بالمستوى الموصى به، فيبقى النص مقروءًا تمامًا ويصغر الملف عادة من 5 إلى 10 مرات.
الخطوة 4 (اختيارية): اجعل النص قابلًا للبحث
ملف PDF المصنوع من الصور يحتوي صورًا للنص، فلا يمكن تحديد الكلمات أو نسخها أو البحث فيها. إذا احتاج المستلم ذلك، مثلًا لنسخ رقم ملف، استخدم OCR PDF واختر لغة المستند، ومنها العربية + الفرنسية للوثائق ثنائية اللغة.
قبل الإرسال تحقق من
| التحقق | السبب |
|---|---|
| كل الصفحات موجودة ومرتبة | الصفحات الناقصة هي أول سبب للرفض |
| كل صفحة مقروءة عند التكبير | المستندات الضبابية تُرفض غالبًا |
| حجم الملف تحت الحد المسموح | كثير من المنصات تقبل 2 إلى 5 ميغابايت فقط |
| اسم الملف واضح مثل «الاسم-الوثائق.pdf» | يساعد من يعالج ملفك |